Brusselse Ondersteuning Dienstencentra

  ::  

Ontwikkeling en implementatie van een geïntegreerde registratiesoftware voor de Brusselse Lokale Dienstencentra (LDC)

De Brusselse Welzijns- en gezondheidsRaad publiceerde een aanbesteding voor de ontwikkeling en implementatie van een geïntegreerde registratiesoftware voor de Brusselse Lokale Dienstencentra (LDC).

====================================================================
Referentienummer van de publicatie: @Ref:00672027/2013015206
====================================================================

AANKONDIGING VAN OPDRACHT
Type opdracht: Diensten.

AFDELING I. AANBESTEDENDE DIENST
I.1) NAAM, ADRESSEN EN CONTACTPUNT(EN)
Brusselse Welzijns- en GezondheidsRaad
Lakensestraat 76 bus 3, 1000, Brussel, BE.Contactpunt(en): Brusselse Welzijns- en GezondheidsRaad, Ter attentie van: Jan Hertecant.Tel: +32 24130143. E-mail: jan.hertecant@bwr.be
Elektronische toegang tot informatie (URL): www.bwr.be/registratieBOD
I.2) SOORT AANBESTEDENDE DIENST
vzw
I.3) HOOFDACTIVITEIT
Gezondheid, Sociale bescherming,
I.4) GUNNING VAN DE OPDRACHT NAMENS ANDERE AANBESTEDENDE DIENSTEN
De aanbestedende dienst koopt aan namens andere aanbestedende diensten: Neen.

AFDELING II. VOORWERP VAN DE OPDRACHT
II.1) BESCHRIJVING
II.1.1) Door de aanbestedende dienst aan de opdracht gegeven benaming: Ontwikkeling en implementatie van een geïntgegreerde registratiesoftware voor de Brusselse Lokale Dienstencentra (LDC)
II.1.2) Type opdracht (diensten): 7.
NUTS code: BE1
II.1.3) Inlichtingen over de overheidsopdracht, de raamovereenkomst of het dynamisch aankoopsysteem: De aankondiging betreft een overheidsopdracht.
II.1.5) Korte beschrijving van de opdracht of de aankoop/aankopen:
De vzw Brusselse Welzijns - en gezondheidsRaad wenst in het kader van de herstructurering van de lokale dienstencentra een registratie-en planningssoftware aan te kopen.
Deze opdracht omvat het aanbieden van een geïntegreerde informaticaoplossing op basis van standaardsoftware en eventueel specifieke software (op maat) met bjkomende documentatie, opleidingen, assistentie, technische helpdeskfunctie, onderhoud, ondersteuning en de nodige randapparatuur.
II.1.6) CPV - classificatie:
Hoofdopdracht:
Hoofdcategorie: 48000000
II.1.8) Percelen: Neen.

AFDELING III. JURIDISCHE, ECONOMISCHE, FINANCIËLE EN TECHNISCHE INFORMATIE
III.2) VOORWAARDEN VOOR DEELNEMING
III.2.1) Persoonlijke situatie van ondernemers
Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan:
zie bestek
III.2.2) Economische en financiële draagkracht:
Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan:
zie bestek
III.2.3) Technische bekwaamheid:
Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan:
zie bestek

AFDELING IV. PROCEDURE
IV.1) TYPE PROCEDURE
IV.1.1) Type procedure: Openbaar
IV.2) GUNNINGSCRITERIA
IV.2.1) Gunningscriteria: Economisch meest voordelige inschrijving, gelet op de in het bestek, in de uitnodiging tot inschrijving of tot onderhandeling of de in het beschrijvende document vermelde criteria
IV.3) ADMINISTRATIEVE INLICHTINGEN
IV.3.1) Referentienummer van het dossier bij de aanbestedende dienst: BWRBOD001.
IV.3.3) Voorwaarden voor de verkrijgen van het bestek en aanvullende stukken of het beschrijvende documenten:
Zijn bestekken gratis ? Ja
IV.3.4) Uiterste termijn voor ontvangst van offertes of aanvragen tot deelneming: Datum: 20/08/2013, Tijdstip: 14:00
IV.3.6) Taal of talen die mogen worden gebruikt bij offertes of aanvragen tot deelneming:
Nederlands,
IV.3.7) Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver zijn inschrijving gestand moet doen:
Aantal dagen: 60.
VI.3) Nadere inlichtingen:
@Ref:00672027/2013015206
Lastenboek(en)/document(en) beschikbaar op dit internet adress:
http://www.publicatiesonline.be/cscDownload.aspx?ViewID=00060B020E0170
- Lastenboek LDC 190613.docx - bijlage 1.doc - bijlage 2.pdf
VI.5) DATUM VAN VERZENDING VAN DE AANKONDIGING: 24/06/2013
________________________________________________________________

Het bestek vermeldt onder punt 4.1 (blz. 54) een vragenlijst die dient ingevuld te worden.
Deze vragenlijst kunt u hier downloaden

________________________________________________________________

Op 30 juli 2013 om 14u vond er een informatievergadering plaats bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Hieronder vindt u een overzicht van de gestelde vragen en de antwoorden:

1) Pag. 7. : prijsbepaling. Zijn de budgetten van 162.000 en 18.000 euro exclusief of inclusief BTW?
Deze bedragen zijn inclusief BTW

2) Pag. 9. : timing indiening + opening klopt niet
a. Indienen tegen 20/8, 14 uur
b. Niet openen voor de zitting van 20/8, 10 uur
Correct is: niet openen voor de zitting van 20/8 14u. Indienen kan dus effectief tot 20/8 14u.

3) Pag 11. Gebruiksvriendelijkheid van de software- hoe oordelen zij daarover ? (nog te ontwikkelen maatwerk)
De gebruiker kan een laaggeschoolde vrijwilliger met een basiskennis Nederlands zijn. Deze moet de software snel en gemakkelijk kunnen bedienen. Er zal dus rekening worden gehouden met toegankelijkheid, eenvoud en duidelijkheid.

4) Pag.17. : 1.2.15.1. garantie staat op 2 jaar. Vanaf wanneer start het supportcontract? We gaan er van uit dat er opgeleverd wordt op 31/12/2013. Op welke datum start dan support?
Vanaf de volgende dag start de support. De jaarlijkse kost mag worden aangerekend vanaf het tweede jaar na oplevering. De support voor 2014 behoort dus tot het basispakket.

5) Pag.18. : 1.2.17. eerstelijnsupport. Geen probleem om technisch de eerstelijnsupport te leveren, maar vaak stellen eindgebruikers vragen die inhoudelijk zijn. Deze zijn door leverancier moeilijk op te lossen. Daarom lijkt het vaak verstandiger dat supportvragen toch eerst via een interne helpdesk gaan die dit onderscheid maakt.
De BWR voorziet een interne helpdesk.

6) Pag. 20.: 1.2.21. wat wordt bedoeld met “het gedeelte regie” ? De ontwikkeling is fixed price, alle recurrente prijzen (support / hosting…) zijn ook fixed price, maar gefactureerd volgens SaaS – principe.
Er is niets in regie.

7) Pag. 20.: 1.2.21. volgens het bestek wordt het ganse project pas na oplevering betaald? Kunnen er ook betalingsschijven worden gekoppeld aan oplevering van milestones?
ja

8) Pag. 20.: 1.2.21. Jaarlijkse kost is vanaf het tweede jaar na de oplevering. Als we uitgaan van oplevering op 31/12/2013, wanneer is dat dan? Op 1/1/2015?
Inderdaad

9) Pag 23.: er is sprake van registratie- en planningssoftware. Wat wordt verstaan onder “planning”?
Met planning wordt bedoeld dat het mogelijk moet zijn een overzicht van de activiteiten te kunnen zien, net zoals een overzicht van de inschrijvingen.

10) Pag. 24-25 : er is sprake van management rapporten en operationele rapporten: kan er een oplijsting worden gegeven van de rapporten op heden ?
Momenteel worden er geen gebruikt. Rapporten waar aan gedacht wordt, zijn het aantal activiteiten, het aantal deelnemers per activiteit en het aantal individuele gebruikers.

11) Pag. 25 : er is sprake van rapportering. Daar zitten uitgebreide verslagen bij , zoals het jaarverslag. Wordt er verwacht dat dit volledig wordt afgedrukt, of gaat het om een aantal rapporten die manueel moeten geïntegreerd worden in het jaarverslag (maar toch al heel werkbesparend zijn)?
Het gaat om rapporten die moeten geïntegreerd worden in een jaarverslag.

12) Pag. 24: kassafunctie dient integreerbaar te zijn in het boekhoudsysteem
a. Welk boekhoudsysteem?
b. Welke integratie? (kasboek => boekhouding?)
Het moet mogelijk zijn om de gegevens te exporteren naar een boekhoudsysteem (in courante (Windows)-formaten). O.m. ProAcc wordt door een aantal dienstencentra gebruikt.

13) Pag 25. : Cafetaria - Koppeling naar de “zwarte doos” kassa: Het is nog steeds niet bekend vanuit de overheid hoe dit precies in zijn werk zal gaan. Als we bevestigen dat wij sowieso die koppeling zullen maken als er meer duidelijkheid is. Is dat voldoende?
ja

14) Pag 27. : wat wordt verstaan onder “applicatiebeheer” ?
De mogelijkheid om activiteiten of andere zaken die registratie vragen zelf aan te maken.

15) Pag. 24-25. Beveiling is per rol / per module: Klopt dit ? De modules zijn: (basis) , aanbod-creatie, aanbod-gebruik, dagelijkse werking LDC, thuiszorg, werkingskas, cafetaria, rapportering.
Beveiliging per rol per module klopt. We moeten kunnen instellen wie welke modules mag gebruiken en wie niet.

16) Pag 33. : is facturatie inbegrepen in de prijsvraag? Maw. Moeten wij een voorstel doen voor een facturatiepakket?
De mogelijkheid om een ticket af te drukken moet worden voorzien.

17) Pag 33. : is boekhouding inbegrepen in de prijsvraag? Maw. Moeten wij een voorstel doen voor een boekhoudpakket?
neen

18) Pag 33. : boekhouding - wordt er geboekt op niveau van BWR (geconsolideerd) of van LDC? In het laatste geval moeten er zoveel boekhoudingen (dossiers) worden opgezet als er LDC’s zijn. Met waarschijnlijk navenante prijs naar aantal licenties.
Er wordt geboekt per LDC. Deze hebben echter al een boekhoudpakket. De vraag is enkel om de mogelijkheid te voorzien om de kassagegevens naar deze pakketten te exporteren.

19) Gebeurt facturatie centraal of per LDC ?
Per LDC

20) Pag. 33. : Zaalreservatie en materiaal (+ 1.7.3 Beheer lokalen en ruimten op pag. 36) Is dit een gewoon artikel op de kassa, of verwacht men hier ook een volledige beheersmodule met planning, bezettingsoverzichten, facturatiemogelijkheden etc..?
Dit is geen aparte module. Je kan het beschouwen als een activiteit uitgevoerd door derden.

21) Is het grafisch overzicht d.m.v. een plan dan een absolute must?
neen

22) Pag. 34: bij administrator staat “ beheer van workflows”. Welke workflows ?
Hiermee worden de werkschermen bedoeld. Welke velden moeten ingevuld worden.

23) Pag. 36. : Betalen met beurtenkaarten: Moet dit automatisch afgewaardeerd worden via de software? Is de beurtenkaart een plastic card van een bepaalde technologie (magneet, mifare, barcode etc…)? of is de beurtenkaart een zelf gemaakte kaart
Een zelf gemaakte kaart. Mochten andere mogelijkheden voorhanden zijn, mag dat aangegeven worden in de offerte.

24) Pag. 36-1.8. “aanbetalingsplan”. Hoe moet dit instelbaar zijn?
Op maat van de cliënt.

25) Pag. 36-1.9. “alle financiële rapporten”. Welke zijn dit ? bestaat er een lijst en bestaan de ontwerpen van de rapporten?
Momenteel zijn er geen. Het is wel de bedoeling een overzicht te krijgen van de financiële transacties en de facturaties. Tevens willen we zien hoeveel inkomsten een activiteit genereerde en wat de totale inkomsten zijn. In de bijlages bij het bestek staan ook voorbeelden van rapporten.

26) Pag. 37. Onderaan staat “Criteria voor het rapport voor dit publieksprofiel:”, maar daarachter is niets ingevuld. Wat moest daar staan?
Dit zijn de verplichte velden voor de registratie van een klant: postcode, leeftijd, geslacht, taal, omnio en burgerlijke staat.

27) Pag. 38. Contacten toelaten te importeren: Spreken we hier over een synchronisatie met een bepaalde database, een éénmalige import etc… graag verduidelijking.
Onder importeren verstaan we het (meermaals) kunnen invoeren van een lijst van contacten (csv of Excel,…) met daarin hun naam en e-mailadres.

28) Pag. 38. “uitgebreide rapporteringsmogelijkheden die leiden tot een dynamische CRM-module”. Welke zijn dit? Is dit beschreven?
Hier zijn geen specifieke vereisten. De aangeboden rapporteringsmogelijkheden die er zijn, dienen beschreven te worden.

29) Pag. 39. “controle op dubbels en manier van ontdubbelen”. Moeten we dit nu al meegeven? Is dit niet juist iets wat best in samenspraak wordt gedaan.
Indien dit in samenspraak zal worden gedaan, vermeld dit dan in de offerte.

30) Pag. 43. Is het mailingprogramma een optie? (volgens P43 niet, volgens p38 wel , daar spreekt men van een meerwaarde).
Het is een optie.

31) Pag. 43. Bij “redundantie en performantie” spreekt men van minimale uptime. Wat wordt bedoeld? Gaat het om failover als de server crasht?
Hoeveel procent zal de server gegarandeerd bereikbaar zijn? Of omgekeerd: wat is de maximale tijd dat de server uit mag zijn. Indien failover aangeboden wordt, vermeld dit dan in de offerte.

32) Pag. 44. Integratie in het web. De ganse offerte gaat over ene web-toepassing, geen website. Over welk een integratie spreekt men hier dan? Moeten klanten ZELF kunnen registreren via het web?
Klanten moeten niet zelf kunnen registreren via het web. Eventueel willen we de toegang tot de toepassing kunnen aanroepen vanaf een ander webportaal.

33) Pag. 44. 2-7: Het aan de front-office gerelateerde webgedeelte moet voldoen aan het Anysurfer label. Hoe strikt is dit?
We gaan na of er rekening werd gehouden met de algemene richtlijnen van Anysurfer. Het label op zich is niet verplicht.

34) Pag. 44: 1 reguliere printer (optioneel): Graag specifiëren welk type printer gewenst is. Laserprinter? Inkjetprinter? Etc..
De reguliere printer is optioneel. Vermeld in de offerte wat wordt aangeboden. Er wordt rekening gehouden met aankoopprijs en gebruikskosten.

35) Pag. 47. : Overzicht gebruikers: Kunt u het aantal concurrent users specifiëren?
operationeel 40 met een piek tot 60.

36) Pag 54. : “beschrijving van de manier waarop aan de inschrijfscenario’s zal worden voldaan.”. Wat wordt daarmee bedoeld?
Met de inschrijfscenario’s worden de procedures die gevolgd moeten worden om een activiteit aan te maken, om een deelnemer van een activiteit te registreren,… bedoeld. Een zeer beknopte handleiding.

37)
a. Welke hardware / randapparatuur wordt juist gevraagd ? Er staan hierover verschillende vermeldingen op pag7, pag26, pag44 en het inschrijvingsformulier.
1. Wij gaan uit van één configuratie per LDC.
2. Wij identificeren :
i. Laptop - optioneel (pag 7)
ii. Gewone printer
iii. Ticket printer
iv. Touchscreen optioneel
v. E-ID lezer
vi. Barcode lezer
vii. Fysische kassa wordt vermeld op het inschrijvingsformulier
Eén configuratie per LDC.
Volgende hardware wordt gevraagd (per LDC): laptop, ticketprinter, e-ID-lezer. Voor de laptops is een apart budget voorzien van 18.000 euro (pag. 7)
Optioneel zijn: een fysieke kassa, een gewone printer en een touchscreen.
De software moet ondersteuning bieden aan: een fysieke kassa (een softwarematige kassamodule is tevens vereist), een touchscreen, een e-ID-lezer, een (ticket)-printer en een barcodelezer.

b. De firma die de fysieke kassa aanlevert binnen het voorziene prijzenbestek wordt mee in rekening genomen bij de evaluatie.

38) Pag. 54. : Een vragenlijst moet ingevuld worden: waar is deze te vinden?
Deze vragenlijst kunt u hier downloaden

39) Wordt de applicatie de volgende jaren gebruikt zoals ze aangeboden wordt of voorzien jullie nog aanpassingen of verdere ontwikkelingen?
Indien er voor aanpassingen en verdere ontwikkelingen mogelijkheden zijn, gelieve dit in de offerte te vermelden.

40) Is een demo-sessie mogelijk?
Er wordt geen demo-sessie voorzien

 
© 2005, Brusselse Welzijns- en gezondheidsRaad
Lakensestraat 76, bus 3
1000 Brussel

 
info@bwr.be
Tel 02 414 15 85 - Fax 02 414 17 19
Rek.nr.: IBAN BE21 4352 2672 0103
 
Logo VGC